¿Qué es un gestor documental?
La palabra gestor documental describe el proceso de captura, almacenamiento y recuperación de versiones electrónicas de documentos que anteriormente estaban en papel, lo cual se realiza a través de PDF, archivos de procesamiento de textos e imágenes digitales.
Muchas empresas hacen uso de herramientas y sistemas de gestión documental con el fin de gestionar sus documentos digitales y beneficiarse de la seguridad adicional que ofrece, del control de acceso, del almacenamiento centralizado y de las opciones de búsqueda y recuperación racionalizadas.
¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?
En comparación con el procesamiento manual de los archivos físicos, el software de gestión de documentos reduce los costes, el riesgo de errores humanos, de daños físicos, los problemas de recuperación y proporciona un espacio de almacenamiento prácticamente ilimitado.
Es cierto que la mayoría de las empresas todavía poseen sistemas de archivo físico para almacenar documentos en papel, sin embargo, éstos son cada vez menos comunes, ya que la mayoría de los documentos se producen ahora digitalmente y son impresos en papel sólo en caso de ser necesario.
Gracias al uso de metadatos, cuya información incluye: título, descripción y fecha de almacenamiento, los sistemas de gestión de documentos agilizan los flujos de trabajo en torno a los documentos digitales al proporcionar diferentes ventajas:
- Facilidad de indexación para la búsqueda y recuperación, reduciendo el tiempo necesario para encontrar los documentos adecuados.
- Mayor seguridad: mediante el control de acceso y los derechos de edición para proteger la información confidencial.
- Aumento de la colaboración, al permitir que varios usuarios trabajen en los documentos al mismo tiempo mientras el sistema supervisa los cambios y el historial.
- Control de versiones: para que los usuarios puedan supervisar los cambios y la validez a lo largo del tiempo.
Implementando un gestor documental en nuestra empresa
A continuación, veremos cómo implementar un sistema gestión documental en nuestra empresa:
Paso 1: Establecer los procesos
Lo primero al efectuar un sistema de gestión documental, es realizar un análisis tanto del organigrama interno, como de la producción documental y sin olvidarnos del tratamiento que se le ha dado a la misma a lo largo del tiempo. En este punto es donde debemos determinar las fases a elaborar, así como los tiempos para las mismas y los procedimientos a seguir para cuando hayamos terminado el análisis.
Paso 2: Selección de la documentación
Una de las principales ventajas de implementar un gestor documental viene de parte de la revisión de la información, puesto que es capaz de ejecutar una verificación de los documentos muy profunda que nos da la oportunidad de depurar aquellos que no son necesarios en ninguno de los archivos.
Paso 3: Personalización del gestor
El uso de un gestor documental viene acompañado de un aumento considerable tanto en la eficacia, como en la eficiencia de los procesos. No hay que olvidarse de que es necesario imprescindible tener en cuenta las necesidades empresariales, no solo documentales, ya que no todas las funcionalidades del gestor serán necesarias.
Paso 4: Digitalización de la información
Aquí es donde realizaremos la evaluación tanto de los documentos como del formato que se requiere para su digitalización, por lo que se recomienda contratar servicios profesionales de gestión documental con el fin de evitar errores. Un ejemplo de esto podría ser Autodesk Vault, el cual ayuda a los equipos de diseño a rastrear el trabajo en progreso y a mantener el control de versiones en entornos multiusuario.
Paso 5: Metadatos
Cuando hablamos de metadatos, debemos saber que son las etiquetas de búsqueda que aportan información acerca de un documento, así como su ubicación dentro de la matriz de archivo. Este paso muy importante, ya que nos permite reconocer la legalidad de los procesos y controlarlos.
Paso 6: Destrucción del archivo físico
Ya hemos visto que la implementación de un gestor documental trae multitud de ventajas a la empresa, pero aún nos queda la que probablemente es más importante. Hablamos claro de la verificación para saber qué documentos pueden ser depurados en el archivo físico.
Es importante tener presente que para la destrucción del archivo físico, es preciso que se realice la verificación de la copia de seguridad digital creada previamente con el gestor, además de llevar a cabo el nivel de prioridad del documento para los procesos empresariales.
